ラウンドテーブルとは、サークルの会員全員への連絡事項と会員相互の親睦の2つの目的に使用されるメーリングリストの名称です。
京都 NHK-ESSは、歴史的に、勉強（ハード面）とレクリエーション（ソフト面）の2つの要素を兼ね備えています。リーダーによってどちらに重点を置くかが異なり、両極間で振動しながらも、これらが微妙にバランスを保って60年以上継続してきました。つまり、ハードとソフトの両輪です。ラウンドテーブルもまたハード（英語のフォロー、連絡事項）とソフト（親睦）の両面をカバーします。
ラウンドテーブルは次のようなガイドラインによって運営されています。
ラウンドテーブルのメンバーは、原則として、京都NHK-ESSの正式会員で、メーリングリストへの参加希望者にかぎります。
メーリングリストの一般公開は一切行わず、京都NHK-ESS内で完全にクローズドで運用します。できる限りのセキュリティーの確保にも努めています。
他の参加メンバーに不快感をあたえるようなコメントは差し控えていただくようお願い致します。場合によりメーリングリスト管理者の判断で警告、メーリングリストのメンバー取り消しを行うことがあります。